1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Patryk Wozich prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą NIK-POL Energy, ul. Emilii Plater 1/10, 58-305 Wałbrzych, NIP 8862720280, REGON 52637813900000. W sprawach danych osobowych możesz napisać na biuro@nikpolenergy.pl lub na powyższy adres pocztowy.
2. Jakie dane otrzymujemy
Formularz „Wyślij projekt” pozwala podać imię lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, rodzaj usługi, lokalizację inwestycji, oczekiwany termin i opis projektu oraz załączyć dokumentację. Imię lub firma, e-mail, rodzaj usługi i opis są wymagane do przyjęcia zapytania. Pozostałe pola i załączniki są dobrowolne. Niepodanie danych wymaganych uniemożliwi wysłanie formularza.
Do zgłoszenia przypisujemy identyfikator, numer zapytania i datę zapisu. Zapisujemy też nazwy, wielkości i typy załączników oraz informacje o próbie wysłania powiadomienia. Jeśli kontaktujesz się e-mailem lub telefonicznie, przetwarzamy dane zawarte w tej korespondencji lub przekazane podczas rozmowy.
Dokumentacja może zawierać dane innych osób, np. projektantów, inwestorów lub przedstawicieli wykonawców: imiona i nazwiska, dane kontaktowe, podpisy i informacje o ich roli w projekcie. Źródłem tych danych jest osoba przekazująca dokumentację. Przesyłaj tylko dokumenty i dane potrzebne do oceny projektu; usuń zbędne dane osób trzecich. Nie prosimy o PESEL, dane kart płatniczych ani informacje o zdrowiu.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Zapytanie, analizę dokumentacji i przygotowanie oferty obsługujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy chodzi o działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy z Tobą. Gdy kontaktujesz się jako przedstawiciel firmy lub innej osoby, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji i przygotowaniu odpowiedzi dla podmiotu, który reprezentujesz.
Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzamy również dane potrzebne do ochrony strony przed nadużyciami, zarządzania dostępem, kontroli prawidłowego przyjęcia zapytań i powiadomień oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Obowiązki prawne związane z zawartą umową, np. księgowe i podatkowe, wykonujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dane z formularza służą obsłudze Twojej sprawy. Nie zapisujemy Cię na newsletter ani nie używamy tych danych do wysyłania niezamówionej reklamy. Do samej obsługi zapytania nie wymagamy zgody marketingowej ani checkboxa zgody na przetwarzanie danych.
4. Gdzie zapisujemy zgłoszenie i załączniki
Strona korzysta z hostingu ChatGPT Sites dostarczanego przez OpenAI oraz infrastruktury Cloudflare. Zgłoszenia i metadane plików są zapisywane w bazie Cloudflare D1, a treść załączników w magazynie Cloudflare R2 zarządzanym przez tę usługę. Dostęp do skrzynki zgłoszeń i pobierania dokumentów jest chroniony logowaniem oraz uprawnieniami właściciela.
Po zapisie zgłoszenia backend przekazuje dane powiadomienia przez HTTPS do endpointu https://api.nikpolenergy.pl/formularz-api.php. Obejmuje ono numer zapytania, imię lub firmę, e-mail, podany telefon, usługę, termin, opis i link do chronionej skrzynki. Lokalizacja inwestycji i pliki nie są przekazywane przez to powiadomienie. Załączniki są dostępne dla uprawnionego właściciela w skrzynce, przez chronione linki; nie stanowią załączników do powiadomienia e-mail.
Powiadomienie jest kierowane do biuro@nikpolenergy.pl przez usługę pocztową obsługiwaną na hostingu Smarthost. Niepowodzenie powiadomienia nie usuwa przyjętego zgłoszenia. Informacje o powodzeniu lub błędzie mogą trafić do historii powiadomień i logów technicznych.
5. Odbiorcy i dostawcy
Dostęp do danych otrzymuje administrator oraz osoby upoważnione w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy. Dane przetwarzają też dostawcy świadczący hosting, przechowywanie plików, bezpieczeństwo, wsparcie techniczne i pocztę: OpenAI, jego podwykonawcy infrastrukturalni, w tym Cloudflare, oraz Smarthost sp. z o.o. Korzystamy z nich w zakresie niezbędnym do działania strony i kontaktu.
OpenAI przetwarza dane zgłoszeń na potrzeby hostowania, utrzymania i wsparcia strony na zasadach właściwego dla Sites porozumienia o przetwarzaniu danych. Logowanie do konta ChatGPT oraz własne usługi OpenAI podlegają także jego polityce prywatności. Gdy wymaga tego prawo, dane możemy udostępnić uprawnionym organom. Nie sprzedajemy danych zgłaszających ani nie przekazujemy ich partnerom reklamowym na potrzeby tej strony.
6. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
ChatGPT Sites nie gwarantuje przechowywania danych, plików i logów wyłącznie w Polsce ani w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W związku z korzystaniem z usług OpenAI i jego dostawców dane mogą być przetwarzane poza EOG.
Zgodnie z warunkami przetwarzania danych hostowanych w Sites, dane z EOG są przetwarzane przez OpenAI Ireland Limited, a dalsze transfery opierają się na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzulach umownych zapewniających odpowiednie zabezpieczenia.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii możesz otrzymać, kontaktując się z nami pod biuro@nikpolenergy.pl. Informacje o dostawcach OpenAI są publikowane w jego aktualnej liście podmiotów przetwarzających.
7. Jak długo przechowujemy dane
Zapytanie, korespondencję i załączniki, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w tej sprawie. Dane niepotrzebne do jej obsługi usuwamy wcześniej. Historię prób powiadomień w aplikacji przechowujemy do 90 dni od danej próby, chyba że jest potrzebna do wyjaśnienia konkretnego incydentu — wtedy przez czas niezbędny do jego wyjaśnienia.
Jeżeli zawrzemy umowę, dane niezbędne do jej wykonania przechowujemy przez czas jej realizacji, a następnie w zakresie koniecznym do wykonania obowiązków prawnych lub do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Dotyczy to tylko informacji potrzebnych do tych celów. Dane zapytania mogą być przechowywane dłużej także wtedy, gdy są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia — do zakończenia tej sprawy lub upływu właściwego terminu przedawnienia.
Te kryteria stosujemy także do kopii wiadomości w poczcie. Logi infrastruktury i kopie zapasowe podlegają cyklom dostawców i są utrzymywane przez czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, odtworzenia usługi lub wyjaśnienia błędów. Usuwanie danych obejmuje ich wycofanie z czynnego użycia oraz wygaszanie kopii zgodnie z właściwym cyklem.
8. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Gdy przetwarzamy dane w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy albo zgody, może przysługiwać Ci prawo do przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Jeżeli konkretne przetwarzanie będzie oparte na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wniosek dotyczący danych możesz przesłać na biuro@nikpolenergy.pl. Odpowiadamy zgodnie z terminami RODO, co do zasady w ciągu miesiąca; o uzasadnionym przedłużeniu informujemy. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej.
9. Logowanie i bezpieczeństwo
Część chroniona, w szczególności skrzynka /zapytania, korzysta z logowania przez ChatGPT. Strona otrzymuje identyfikator użytkownika, e-mail oraz imię i nazwisko, jeśli dostępne. Dane te służą potwierdzeniu tożsamości i uprawnień. Nie otrzymujemy hasła do konta ChatGPT. Nie prowadzimy osobnych kont klientów do obsługi formularza.
Przesyłanie danych odbywa się przez HTTPS. Dostęp do dokumentów wymaga uprawnionej tożsamości właściciela; sam numer zgłoszenia lub link nie daje prawa do pobrania pliku. Nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki i nie prowadzimy profilowania reklamowego.
10. Logi i statystyki hostingu
Hosting przetwarza dane techniczne potrzebne do dostarczania strony, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami. Mogą obejmować adres IP, czas żądania, adres odwiedzonej strony, informacje o przeglądarce oraz status żądania. ChatGPT Sites prowadzi też podstawowe statystyki liczby odsłon i odwiedzających.
Nie wdrażamy na tej stronie Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel ani odrębnych narzędzi reklamowych, remarketingowych lub nagrywania sesji. Dane techniczne niezbędne do bezpieczeństwa i niezawodności przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zbiorcze statystyki służą ocenie działania strony. Ta podstawa nie zastępuje zgody na cookies lub podobne technologie, jeżeli odrębne przepisy wymagają jej dla konkretnego mechanizmu.
12. Aktualizacje i kontakt
Politykę aktualizujemy w razie zmiany funkcji strony lub zasad przetwarzania. Jeżeli w przyszłości dodamy technologie wymagające zgody, uruchomimy je dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody i udostępnimy możliwość jej zmiany lub wycofania. Pytania dotyczące danych i działania strony kieruj na biuro@nikpolenergy.pl.